Eén bron voor voorraad, facturatie, partners én bezoekers

De meeste merken draaien hun voorraad, hun facturatie en hun website in drie systemen die elkaar via koppelingen bijhouden. Elke koppeling is een plek waar het misgaat. Het kan ook in één.

Onze opdrachtgever is een bekende naam in de IT-hardwarewereld, met twee heel verschillende doelgroepen: professionele partners die via een besloten portaal bestellen, en particuliere bezoekers die op de publieke website productinformatie zoeken.

Het vertrekpunt

Productinformatie stond in een apart systeem, de webshop in een derde, en de voorraad in het ERP. Drie keer dezelfde waarheid, drie keer onderhoud, en drie keer de kans dat een specificatie op de site niet klopte met wat er in de doos zat.

Voor partners gold hetzelfde probleem, maar dan met prijsafspraken en beschikbaarheid die net weer anders vastgelegd moesten worden dan voor het publiek. Twee doelgroepen, en in de praktijk twee keer zoveel onderhoud aan wat in de kern dezelfde informatie was.

Wat er is gebouwd

Wij hebben de migratie naar Odoo verzorgd, met de volledige voorraad, facturatie en website in dezelfde omgeving. Productinformatie wordt één keer vastgelegd, centraal beheerd zoals een PIM-systeem dat zou doen, en publiceert vanuit die ene bron naar twee plekken.

Een besloten partnerportaal toont eigen prijsafspraken en beschikbaarheid, terwijl de publieke website dezelfde productdata toont aan gewone bezoekers, elk met de rechten en weergave die daarbij hoort.

Eén bron, twee gezichten

Een specificatie, een productfoto of een prijswijziging wordt één keer bijgewerkt en is meteen zichtbaar op beide plekken. Dat scheelt niet alleen dubbel werk, het voorkomt ook precies het soort verschil tussen wat er online staat en wat er in het magazijn ligt waar dit traject mee begon.

Voorraadniveaus die realtime doorwerken naar zowel het partnerportaal als de publieke website zorgen er bovendien voor dat niemand, intern of extern, een belofte doet die het magazijn niet kan waarmaken.

Waarom het binnen tijd en budget bleef

Het project is opgeleverd binnen de afgesproken planning en het afgesproken budget. Dat is in ERP-land geen vanzelfsprekendheid, en het is ook niet vooral een technische verdienste.

Een ERP-transformatie is zelden een IT-project. Het vraagt om nauwe samenwerking tussen de business, de proceseigenaren en het implementatieteam, mensen die weten hoe het werk werkelijk loopt en die bereid zijn daar kritisch naar te kijken. De inzet van het team aan de kant van de opdrachtgever heeft in belangrijke mate bijgedragen aan het resultaat. Een implementatiepartner kan zo'n traject dragen, maar niet alleen dragen.

Daarbij hoorde ook voortdurende aandacht voor gebruikersadoptie, niet als afsluitende training maar gedurende het hele traject. Een systeem dat technisch klopt maar door niemand consequent wordt gebruikt, heeft niets opgeleverd, hoe keurig het ook is opgeleverd.

Wat het heeft opgeleverd

Voorraad, facturatie en website spreken nu dezelfde taal. Partners zien realtime beschikbaarheid via hun eigen portaal, bezoekers vinden actuele productinformatie op de publieke site, en achter beide schermen zit één en dezelfde waarheid.

Daarnaast is er simpelweg minder onderhoud. Een specificatie hoeft nog maar op één plek te worden bijgewerkt, in plaats van drie keer met het risico dat de versies uiteenlopen.

Het belangrijkste is misschien wel wat er niet meer gebeurt: geen mismatch meer tussen wat er op de website staat en wat er in het magazijn ligt, en geen apart onderhoud meer voor twee doelgroepen die in de kern dezelfde productinformatie nodig hebben.