Branches
Odoo voor retail en distributie
Voorraad, facturatie en de website in één omgeving — met een partnerportaal en publieke productinformatie uit dezelfde bron.
De meeste merken draaien hun voorraad, hun facturatie en hun website in drie systemen die elkaar via koppelingen bijhouden. Elke koppeling is een plek waar het misgaat. Het kan ook in één.
Voor een bekende naam in de IT-wereld hebben wij de migratie naar Odoo verzorgd. Inmiddels draait daar de volledige voorraad, de facturatie en de website in dezelfde omgeving — inclusief een besloten gedeelte met partnercontent en publieke productinformatie voor gewone bezoekers.
Dat is ongebruikelijker dan het klinkt. Bij een hardwaremerk met technische producten staat productinformatie meestal in een apart systeem, de webshop in een derde, en de voorraad in het ERP. Drie keer dezelfde waarheid, drie keer onderhoud, en drie keer de kans dat een specificatie op de site niet klopt met wat er in de doos zit.
De migratie naar één omgeving
Een migratie is zelden een kwestie van data overzetten. De vraag is welk model u meeneemt en welk model u achterlaat.
Eerst het productmodel
Bij technische producten begint alles bij de artikelstructuur: wat is een product, wat is een variant, wat is een bundel, en welke eigenschappen horen bij welk niveau. Wie dat model uit het oude systeem één op één overneemt, neemt ook de beperkingen mee die de aanleiding voor de overstap waren.
Dan pas de data
Artikelgegevens, relaties, prijsafspraken, openstaande orders en financiële historie. Het opschonen gebeurt tijdens de migratie, niet erna — dubbele relaties en verweesde artikelen die u meeneemt, blijven jaren staan.
Zonder dat de verkoop stilvalt
Orders blijven binnenkomen tijdens een migratietraject. De overgang moet dus zijn gepland rond de operatie, met een duidelijk moment waarop welk systeem leidend is — en een terugvaloptie die u vooraf heeft getest in plaats van gehoopt.
Voorraad en facturatie
De operationele kern: weten wat u heeft, en dat op tijd en correct in rekening brengen.
Voorraad die klopt met de werkelijkheid
Meerdere locaties, inkomende zendingen vanaf productie, reserveringen voor lopende orders en retouren die weer terug de voorraad in gaan. Bij accessoires en kabels gaat het bovendien om veel artikelnummers die sterk op elkaar lijken — een voorraadadministratie die daar geen structuur in aanbrengt, levert vooral verkeerde leveringen op.
Prijsafspraken per partner
Distributeurs, resellers en eindklanten betalen niet hetzelfde. Staffels, regiospecifieke afspraken, actieprijzen met een looptijd en meerdere valuta's horen in het systeem te zitten, niet in een spreadsheet bij de verkoopafdeling. Dat is ook wat een partnerportaal pas mogelijk maakt: de partner ziet zijn eigen prijs, niet die van een ander.
Facturatie die de levering volgt
Facturen die automatisch ontstaan uit wat er daadwerkelijk is uitgeleverd, inclusief deelleveringen en nabestellingen. Hoe minder handwerk tussen pakbon en factuur zit, hoe korter de weg naar betaling — en hoe minder discussie achteraf.
Eén website, twee doelgroepen
Een bezoeker die een adapter zoekt en een distributeur die een order plaatst, hebben niets met elkaar te maken — behalve dat ze naar dezelfde producten kijken.
Het publieke deel
Productinformatie voor iedereen: specificaties, compatibiliteit, documentatie en beeldmateriaal. Dit is voor een technisch merk geen bijzaak maar het belangrijkste verkoopargument — de koper wil weten of dít product wérkt met zíjn opstelling, en haakt af als hij dat niet binnen een minuut kan vaststellen.
Het besloten deel
Achter een login ziet de partner iets anders: zijn eigen prijzen, beschikbaarheid, ordergeschiedenis en materiaal dat niet publiek is. Omdat dat portaal in hetzelfde systeem zit als de voorraad en de prijsafspraken, is wat de partner ziet per definitie actueel. Er is geen synchronisatie die achter kan lopen.
Waarom dat samen kan
Odoo's website draait op dezelfde database als de rest. Rechten bepalen wie wat ziet, niet een aparte omgeving met een eigen kopie van de gegevens. Daardoor is "partnerportaal" hier geen tweede website maar een zichtlaag op wat er al is.
Productinformatie is data, geen tekst
Het onderdeel dat het meeste oplevert en het vaakst verkeerd wordt aangepakt.
Specificaties als velden, niet als alinea
Aansluitingen, ondersteunde resoluties en verversingssnelheden, bandbreedte, kabellengte, voeding: allemaal eigenschappen met een waarde. Leg ze vast als gestructureerde kenmerken en ze worden filterbaar, vergelijkbaar en herbruikbaar. Zet ze in een lap tekst en ze zijn alleen leesbaar — en bij de volgende productgeneratie opnieuw overtypen.
Eén keer onderhouden
Dezelfde kenmerken voeden de productpagina, de filters in de catalogus, de vergelijking tussen varianten, het datasheet en het materiaal voor partners. Wijzigt een specificatie, dan wijzigt hij overal tegelijk — wat bij technische producten niet alleen prettig is maar ook een aansprakelijkheidskwestie.
Klaar voor wat er nog komt
Gestructureerde productdata is ook wat u nodig heeft voor exports naar distributiepartners, voor vergelijkingssites en voor het soort zoekfunctie waarin iemand zijn eigen opstelling beschrijft. Ongestructureerde tekst sluit al die toepassingen uit.
Wat één systeem voorkomt
De winst zit minder in wat u erbij krijgt dan in wat er niet meer gebeurt.
Geen koppelingen die stilvallen
Elke koppeling tussen ERP, PIM en webshop is een nachtelijke taak die kan falen. Meestal merkt u dat pas als een klant belt over een product dat volgens de site op voorraad lag. In één omgeving bestaat die categorie storingen niet.
Geen discussie over welk systeem gelijk heeft
Drie systemen met verschillende cijfers leveren vergaderingen op over de vraag welk getal klopt. Eén bron maakt die discussie overbodig, en dat scheelt meer tijd dan de techniek zelf.
Eén leverancier bij wie u aanklopt
Gaat er iets mis in een keten van drie systemen van drie partijen, dan begint het met uitzoeken wie aan zet is. Bij één omgeving vervalt dat.
Draait uw productinformatie los van uw voorraad?
Dan is de vraag of dat nog nodig is. Voor merken met technische producten en een partnerkanaal blijkt de samenvoeging vaak minder ingrijpend dan gevreesd — en levert het vooral op dat er dagelijks minder misgaat.
Wij kijken graag met u naar uw huidige systeemlandschap en wat een migratie in uw geval zou betekenen.
Plan een strategisch gesprek →