28 titels, één platform, zelffacturering inbegrepen

Uitgeven is een vak met processen die geen enkel standaard-ERP kent. Een advertentieorder hangt aan een titel, een uitgave, een positie en een sluitingsdatum. Een freelancer factureert niet, u factureert namens hem. Dat modelleert zich niet weg met een extra veld.

Onze opdrachtgever is een uitgeverij met 28 merken, opgebouwd uit meerdere overnames. Elke overname bracht een eigen systeemlandschap mee, en elk van die landschappen kende zijn eigen manier van advertentieverkoop en facturering aan externe contentleveranciers.

Het vertrekpunt

Na een aantal overnames stonden er meerdere Odoo- en niet-Odoo-omgevingen naast elkaar, elk met de eigen historie van de titel die erin was ondergebracht. Advertentieverkoop per uitgave, positie en sluitingsdatum werd in sommige omgevingen nog handmatig bijgehouden.

Zelffacturering voor freelance auteurs en fotografen liep via een omweg buiten het systeem om. Elke titel had zo zijn eigen manier van werken, wat elke fusie van omgevingen tot een zoektocht maakte naar wat waar precies anders was geregeld.

Wat er is gebouwd

Wij hebben de omgevingen samengevoegd tot één Odoo-platform voor alle 28 merken, met behoud van de titel-specifieke administratie die uitgeven nu eenmaal vereist. Advertentieverkoop is gemodelleerd rond titel, uitgave, positie en sluitingsdatum in plaats van een generiek productmodel.

Reverse billing voor freelancers is een vast onderdeel van het inkoopproces geworden in plaats van een uitzondering die erbuiten om liep. Nieuwe titels of toekomstige overnames kunnen op hetzelfde platform worden aangesloten in plaats van er weer een apart systeem naast te zetten.

Zelffacturering als regel, niet als uitzondering

Een freelance auteur of fotograaf stuurt geen factuur; het platform stelt hem op namens de uitgeverij, op het moment dat het werk is geleverd en goedgekeurd. Dat scheelt niet alleen administratie bij de leverancier.

Het geeft de uitgeverij ook meteen zicht op wat er per titel aan externe content openstaat, iets wat met 28 merken en evenzoveel freelance-netwerken voorheen vrijwel niet te overzien was.

Waarom het binnen tijd en budget bleef

Het project is opgeleverd binnen de afgesproken planning en het afgesproken budget. Dat is in ERP-land geen vanzelfsprekendheid, zeker niet bij het samenvoegen van meerdere bestaande omgevingen tegelijk.

Een ERP-transformatie is zelden een IT-project. Het vraagt om nauwe samenwerking tussen de business, de proceseigenaren en het implementatieteam, mensen die weten hoe het werk werkelijk loopt en die bereid zijn daar kritisch naar te kijken. De inzet van het team aan de kant van de opdrachtgever heeft in belangrijke mate bijgedragen aan het resultaat. Een implementatiepartner kan zo'n traject dragen, maar niet alleen dragen.

Daarbij hoorde ook voortdurende aandacht voor gebruikersadoptie, niet als afsluitende training maar gedurende het hele traject, per titel en per redactieteam dat met een net iets ander proces gewend was te werken.

Wat het heeft opgeleverd

28 merken draaien nu in één omgeving in plaats van een verzameling losse systemen uit evenzoveel overnames. Advertentieverkoop en reverse billing lopen als vast proces mee, niet meer als omweg naast het systeem.

Daarnaast is er simpelweg minder risico bij een volgende overname. Een nieuwe titel aansluiten is een kwestie van inrichten binnen het bestaande platform, niet van weer een systeem erbij nemen.

Het belangrijkste is misschien wel wat er niet meer gebeurt: geen handmatige omweg meer voor zelffacturering, en geen verzameling losstaande systemen meer die na elke overname weer apart onderhouden moeten worden.