Branches
Odoo voor professionele dienstverlening
Meerdere vennootschappen, één organisatie. Hoe multi-company administratie, urenregistratie en facturatie in Odoo samenkomen — en waarom die drie niet los van elkaar te zien zijn.
In dienstverlening is een geregistreerd uur de grondstof, de voorraad en het eindproduct tegelijk. Werkt u vanuit meerdere vennootschappen, dan moet datzelfde uur bovendien bij de juiste entiteit terechtkomen — en dat is precies waar het meestal misgaat.
Voor een Nederlands consultancybedrijf met Europese impact beheren wij al jaren de Odoo-omgeving. Het zwaartepunt van die omgeving ligt op drie samenhangende onderdelen: een multi-company inrichting van de administratie, de urenregistratie van de consultants, en de verwerking daarvan tot facturen.
Die drie worden vaak als losse vraagstukken behandeld. Dat is de kern van het probleem. Een uur dat in de ene vennootschap wordt geschreven en in de andere wordt gefactureerd, raakt alle drie tegelijk, en een inrichting die dat niet vooraf doordenkt, levert elke maand handwerk op bij de afsluiting.
Meerdere entiteiten, één organisatie
Wie over de grens werkt, krijgt vanzelf met meerdere vennootschappen te maken. Voor uw mensen is dat één bedrijf; voor uw administratie zijn het aparte boekhoudingen.
Wat er per entiteit apart moet
Elke vennootschap heeft een eigen grootboek, een eigen btw-behandeling, eigen rapportageverplichtingen en een eigen jaarrekening. Dat is niet onderhandelbaar en moet in het systeem gescheiden blijven, tot op transactieniveau.
Wat juist gedeeld moet worden
Klanten, medewerkers, projecten en tarieven horen daarentegen bij de organisatie als geheel. Een klant die door twee entiteiten wordt bediend, wilt u één keer vastleggen. Dubbele relatiebestanden per vennootschap zijn de snelste route naar rapportages die niet aansluiten.
En wat iedereen mag zien
Toegangsrechten zijn in een multi-company inrichting geen bijzaak maar onderdeel van het ontwerp. Wie ziet welke entiteit, wie mag boeken, wie mag over entiteiten heen rapporteren. Dit is het onderdeel dat bij een snelle inrichting wordt overgeslagen en bij de eerste accountantscontrole alsnog terugkomt.
De administratie: gescheiden boeken, één beeld
De opgave is dubbel: statutair scheiden wat gescheiden moet, en tegelijk kunnen kijken naar het geheel.
Gescheiden waar het moet
Per entiteit een eigen grootboekschema, eigen dagboeken, eigen nummerreeksen en een eigen btw-aangifte. In Odoo betekent dat een doordachte inrichting van bedrijven en rechten, zodat een boeking nooit in de verkeerde administratie kan belanden.
Samengevoegd waar het helpt
Daarnaast wilt u een geconsolideerd beeld: omzet, marge en bezetting over alle entiteiten heen. Dat is een rapportagevraagstuk, geen boekhoudkundig — en het scheelt enorm of dat vanaf het begin is meegenomen of achteraf in spreadsheets wordt nagebouwd.
Valuta en landspecifieke eisen
Werken over de grens brengt vreemde valuta, afwijkende btw-regimes en landgebonden facturatie-eisen mee. Odoo ondersteunt dat, maar het vraagt per land een bewuste keuze — niet de standaardinstelling van de eerste entiteit die is aangemaakt.
Urenregistratie: de grondstof
Alles wat later financieel gebeurt, hangt aan de kwaliteit van wat de consultant heeft geschreven. Een slecht ingericht urenscherm is dus geen gebruikersprobleem maar een omzetprobleem.
Het moet in seconden kunnen
Consultants schrijven hun uren tussen het werk door. Kost dat te veel handelingen, dan gebeurt het aan het eind van de week uit het hoofd, en dat is precies wanneer declarabele uren verdwijnen. De inrichting moet daarom uitgaan van hoe iemand werkelijk werkt, niet van wat administratief het mooiste is.
Declarabel, niet-declarabel en alles ertussenin
Niet elk uur is factureerbaar, en niet elk niet-factureerbaar uur is verloren. Het onderscheid tussen klantwerk, interne investering en overhead bepaalt uw bezettingscijfers — en die cijfers zijn in dienstverlening uw belangrijkste stuurinformatie.
Tarieven die niet één getal zijn
Een tarief hangt af van de rol, de medewerker, de klant, het contract en soms de entiteit die factureert. Die logica hoort in het systeem te zitten, niet in het hoofd van degene die de facturen maakt. Anders is elke factuurronde een reeks uitzonderingen die niemand kan controleren.
Goedkeuring vóór facturatie
Uren horen te worden beoordeeld voordat ze de klant bereiken. Een vaste goedkeuringsstap met een duidelijk afsluitmoment per periode voorkomt correcties achteraf — en creditnota's zijn in dienstverlening duurder dan alleen het bedrag erop.
Van uur naar factuur — en de intercompany-stap
Hier komt alles samen, en hier zit het werk dat een standaardinrichting niet voor u oplost.
Verschillende afspraken, één proces
Nacalculatie, vaste prijs, een plafond of een maandelijkse vergoeding: elk contracttype vertaalt uren anders naar een factuurregel. Bij nacalculatie gaan uren rechtstreeks mee; bij vaste prijs juist niet, terwijl u ze wél wilt zien voor de marge. Dat onderscheid moet in de projectinrichting zitten.
De factuurronde als vast ritme
Periode sluiten, uren goedkeuren, concepten genereren, controleren, versturen. Hoe meer daarvan geautomatiseerd is, hoe korter uw doorlooptijd naar betaling. Dit is de plek waar dienstverleners de meeste werkkapitaalwinst laten liggen.
Als het uur en de factuur niet in dezelfde vennootschap zitten
Een consultant in dienst bij de ene entiteit werkt aan een project dat door een andere entiteit wordt gefactureerd. Dan hoort er een interne doorbelasting tussen: de ene vennootschap factureert de andere, met een verrekenprijs die verdedigbaar moet zijn. Gebeurt dat handmatig, dan is het elke maand puzzelwerk. Goed ingericht ontstaat de tegenboeking vanzelf, en sluiten de intercompany-posities aan zonder dat iemand ernaar hoeft te zoeken.
Waarom dit het lastigste stuk is
Omdat een fout hier drie keer doorwerkt: in de omzet van twee entiteiten en in de marge op het project. Dit is het onderdeel waar wij bij een multi-company dienstverlener de meeste ontwerpaandacht aan besteden, en het onderdeel dat u bij een offerte expliciet moet uitvragen.
Jarenlang beheer, niet één project
Een omgeving als deze is nooit af, en dat is geen tekortkoming maar de aard van het werk.
De organisatie verandert
Er komt een entiteit bij in een nieuw land. Een tariefstructuur wijzigt. Een contractvorm die niet bestond, wordt de standaard. Elke verandering raakt dezelfde drie onderdelen, en moet in samenhang worden doorgevoerd.
De maandafsluiting moet doorgaan
Beheer betekent hier vooral: zorgen dat de factuurronde elke maand gewoon loopt. Bereikbaar zijn op het moment dat het moet gebeuren, niet twee dagen later. Dat is een ander soort dienstverlening dan projectwerk, en vraagt om afspraken die daarop zijn ingericht.
Upgrades zonder onderbreking
Odoo brengt jaarlijks een nieuwe versie uit. Bij een omgeving met meerdere entiteiten, eigen tarieflogica en intercompany-stromen is een upgrade een traject met testen op elk van die punten. Dat vooruit plannen is goedkoper dan achterblijven op een versie die geen ondersteuning meer krijgt.
Werkt u vanuit meerdere vennootschappen?
Dan is de vraag niet of Odoo multi-company aankan — dat kan het — maar of uw inrichting de samenhang tussen administratie, uren en facturatie goed vastlegt. Dat is het verschil tussen een maandafsluiting van een dag en een van een week.
Wij kijken graag met u mee naar uw huidige inrichting, of naar wat een overstap in uw situatie zou betekenen.
Plan een strategisch gesprek →