Van geschreven uur naar verstuurde factuur, automatisch

In dienstverlening is een geregistreerd uur de grondstof, de voorraad en het eindproduct tegelijk. Werkt u vanuit meerdere vennootschappen, dan moet datzelfde uur bovendien bij de juiste entiteit terechtkomen, en dat is precies waar het meestal misgaat.

Onze opdrachtgever is een Nederlands consultancybedrijf met vestigingen in meerdere Europese landen. Voor de eigen mensen is dat één bedrijf; voor de administratie zijn het aparte boekhoudingen, elk met een eigen grootboek, btw-behandeling en jaarrekening.

Het vertrekpunt

Uren en kilometers werden per vennootschap los bijgehouden, in eigen spreadsheets en met eigen goedkeuringsroutes. Een consultant die voor een klant in een ander land werkte, moest zijn uren soms dubbel vastleggen: één keer voor de eigen vennootschap, één keer voor de vennootschap die uiteindelijk factureerde.

Dat kostte niet alleen tijd. Elke handmatige overtypslag was een kans op een fout die vaak pas bij de facturatie aan het licht kwam, wanneer een klant een uur op zijn factuur zag staan dat ergens anders al was afgehandeld.

Wat er is gebouwd

Wij hebben Odoo ingericht met een multi-company structuur waarin klanten, projecten, medewerkers en tarieven centraal zijn vastgelegd, terwijl grootboek, btw-behandeling en rapportage per entiteit gescheiden blijven, tot op transactieniveau.

Uren en kilometers worden nu één keer geregistreerd, direct bij de juiste entiteit. Wanneer een uur in de ene vennootschap wordt geschreven maar in de andere gefactureerd moet worden, verzorgt Odoo de intercompany-doorbelasting automatisch.

Goedkeuring en facturatie in één beweging

Declarabele en niet-declarabele uren lopen door hetzelfde scherm, met een goedkeuringsstap vóór facturatie in plaats van erna. Zo bereikt een fout de factuur niet meer, maar wordt hij eerder in het proces afgevangen.

Tarieven die per klant, project of consultant verschillen, hoeven niet meer met de hand te worden nagerekend. Het systeem past het juiste tarief toe op het moment dat het uur wordt geboekt, ook wanneer dat uur straks bij een andere entiteit wordt gefactureerd.

Waarom het binnen tijd en budget bleef

Het project is opgeleverd binnen de afgesproken planning en het afgesproken budget. Dat is in ERP-land geen vanzelfsprekendheid, en het is ook niet vooral een technische verdienste.

Een ERP-transformatie is zelden een IT-project. Het vraagt om nauwe samenwerking tussen de business, de proceseigenaren en het implementatieteam, mensen die weten hoe het werk werkelijk loopt en die bereid zijn daar kritisch naar te kijken. De inzet van het team aan de kant van de opdrachtgever heeft in belangrijke mate bijgedragen aan het resultaat. Een implementatiepartner kan zo'n traject dragen, maar niet alleen dragen.

Daarbij hoorde ook voortdurende aandacht voor gebruikersadoptie, niet als afsluitende training maar gedurende het hele traject. Een systeem dat technisch klopt maar door niemand consequent wordt gebruikt, heeft niets opgeleverd, hoe keurig het ook is opgeleverd.

Wat het heeft opgeleverd

Het duidelijkste resultaat is snelheid. Van geschreven uur tot verstuurde factuur zit geen handmatige stap meer, ook niet wanneer die factuur bij een andere entiteit vandaan moet komen.

De maandafsluiting is van een meerdaagse zoektocht naar goedkeuring een vast, voorspelbaar ritme geworden. De intercompany-doorbelasting die vroeger achteraf handmatig werd rechtgetrokken, loopt nu vanzelf mee in het proces.

Het belangrijkste is misschien wel wat er niet meer gebeurt: geen dubbele urenregistratie meer, geen discussie meer over welke entiteit een uur mag factureren, en geen verrassingen meer bij de maandafsluiting.